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职场中所有沟通问题,都可以用思维结构优化
日期:2021-03-03 浏览
很多人经常问我,在职场中我该如何有效的沟通?为什么团队中拎出每个人都觉得不错,却一起作战时,效率特别低下?

为什么自己辛辛苦苦通宵完成的PPT方案,去大老板跟前一汇报,结果却一塌糊涂?

为什么明明是为同事考虑,说出的话,对方却非常不高兴?

为什么的跟客户电话沟通好的事情,没过几天,客户却推得一干二净?

1.工作模式的改变——首先,思维模式从“个人任务”转换为“项目目标”,文件及表单等协同作业。


做地产广告时,我曾带过20人的团队,当时大家共同完成3个大项目,设计总监、策划总监、客服总监共同统领3个项目,剩下的17人,进行分组,也就是每组5人,额外多出的2个人自由调配使用。

A、B组完成项目的推广案,效率比较低,做出的稿子,甲方投诉率特别高。而最突出的是C组,经常受到客户褒奖,我非常纳闷,同样是3个总监的带领的3个团队,为什么结果却天壤之别?

后来,深入研究,我发现,整个C组全部是全部围绕“团队任务”来完成的,而A、B小组完全是根据“个人任务”为目标,这完全是工作思维上的不同。

A、B小组成员,设计完成设计任务就OK了,文案写完稿子就OK了,最终就会出现,配文案的画面特别无感,或者文案写得过多,排版相当难看,而整个项目推广案,要求的却是文案与设计的融为一体、完美呈现。

我之所以说到C组的成绩,就在于,C组整个模式,紧紧围绕团队目标,从前期一起头脑风暴,到后期文案创作、设计构思、客服沟通,从未分家过,所有人的任务都是透明的,每个人都可以直观看到,自己位于整个项目里什么位置,出于哪个链条,有什么样的重要性……

任务不再孤立,而项目是任务的有序组合。

而这种项目协同的思维模式,聚焦点只有一个,所有人的出发点一致,从而避免个人只看到自己任务,而不闻不问结果好坏,且力量容易分散。

可以在白板上制作成时间轴的方式,分成数阶段,每个阶段对应着相关负责人,以及完成时间,完工一项,画一个✅,甚至,需要创意的解读,直接把创意结果公示出来,后期制作部门,完全可以提前做准备,而不是临时到跟前,任务如大山倒,慌里慌张,缺少了突出事件的弹性时间。
这就是我的说第一点,项目目标协同,从个人任务模式转换为项目目标模式。

第二点,便是文件与表单的协同作业。

为什么团队中沟通不能有效?是因为信息传达不能同步?如果甲方发布的项目要求,能第一时间,传递到每个人手中,大家同时都能看到共同的要求,相信项目推进构成中也会避免因消息滞后做成的各项麻烦,比如文案还在冥思苦想写着稿子,结果开发商要求早已改变,而自己却不知,不仅浪费精力、时间,而且特别没有效率。

我们曾经文案组修改文案时,用过石墨文档编辑,也用过金山快盘,比如你回到家,打开电脑,稍等几分钟,所有的工作文档就会全部自动下载成最新版本,你就可以直接使用。也有朋友推荐过亿方云,或者坚果云,企业级服务安全性也会更好。

关于表单,以前大家都会采用各个部门一一接龙模式,但需要一个部门一个部门对接,现在好了,有了在线表单工具,自己根据需求设计出表单,只需要直接把链接发给部门,大家就可以根据时间,自动化填写了。

而且,你还可以随时查看,完成情况,方便快捷,且高效。

比如团队出差的行政记录和差旅费用统计,比如逢年过节给客户的礼品,比如公司生日统计的等等,都可以通过在线表单工具完成。

2.首先建立核心信息点,一定要精简,语言提炼表达很关键。


我曾经遇到过一个说话特别啰嗦的下属,人是好人,但就是因为啰嗦,实在难以忍受,不仅浪费彼此时间,而且沟通特别没有效率,这也是他个人职业生涯成长中的一个大害,如果后期不能克服,很难获得职场的晋升。

所以,在沟通之前,自己头脑中,逻辑思维一定要清晰:我最想表达什么?我说这句话是要达成什么目的?围绕这个目标,我需要说出哪些有力点,说服对方,获得认可?如何才能最简练最有效的传达?
不得不说,语言的提炼非常关键。

比如我的下属曾这样跟我汇报过:

他特别着急,慌里慌张地跑来说了一大堆,说他这两天都在通宵,跑了3次工厂盯稿子,又说负责工地的项目经理张经理已经出差了,一两天回不来,找不到副经理,而且工厂又停电了,画面制作周期拉长,不知道该怎么办?

我想任何一个上司,都不喜欢自己的下属这样跟自己汇报工作,那该如何操作呢?

简化汇报的目标:(1)我到底要告诉上司一个什么信息?——工作围挡画面不能按期完成了。(2)这个信息有几个要点?——第一,工厂停电不能按期,第二,工地经理出差。(3)如何解决这个问题?——A工厂停电,是否换B工厂完成?还是等待?工地经理出差,副经理,上司能不能帮我联系到?
这样一下子,就会非常清晰明了。我建议下属找上司汇报时,都可以在白纸上,先提前把能想到的问题及方法,按照上面顺序,有条理的罗列出来,化繁为简,高效快捷。

而且,你完全可以归纳、分类,比如一二三四件事,第一段话要讲什么,根据紧要程度排序,可以分成哪些板块?

作为下属,直接把信息点简化、转为为最关键程度,而且也能避免信息失真,上司抓不要你要表达的重点。

我建议在信息提炼过程中,有几点值得借鉴:(1)阐述要点,不要超过4点,过多了反而记不错,大脑超负荷。(2)各要点之间,相互独立,不要交集,否则容易混乱。(3)每个点只讲清一件事,足矣。
另外,你也可以采用“以结果为导向的”沟通模式,记得一定要先说出结果,老板时间都特别宝贵,至于过程,如果老板细问,你再细说,一定要带着答案,哪怕答案不完美,也表示你已经思考过,而不是给领导抛问题。

这其实就是我们常见的“what-why-how”模型,无论表达、写作都会经常用到,多用这个模式,也会提升你的专业度和可靠性,启发性思维模式。

曾经在一个直播课上,有一位老师也提到了“两面法”,我觉得也还不错,其实也是“what-why-how”模型的变形,不过是设置为why1和why2的区别,更加增强了说服力,而且从心理学角度来说,一旦提到好处、有利点,往往更容易吸引人。

同时,这个why与可执行性紧密结合,形成强大的推动力,使目标快速达成。

3.面试中,与面试官的沟通,就是采用思维结构的自下而上。


因为现实中,问题多种多样,要是没有现成的参考怎么办?这就需要我们自下而上地分析提炼。比如,以准备面试问题为例,总结归纳一下:你为什么想做销售这份工作?

第一步,汇集想法:
首先写下你看到问题脑海里涌现的所有想法。

第二步,归类分组:
把相同类别的想法分类。这些想法主要有这几类:性格类、经验能力类、素养类等。

第三步,提炼结构:
利用MECE原则(其英文全拼为:Mutually Exclusive,Collectively Exhaustive),即相互独立,完全穷尽原则。检查各个类别的内容,做到互不重复,且满足共同规律。

大问题是:你为什么想做这份工作?从性格角度可以拆解为:你为什么适合?从经验能力角度可以拆解为:你为什么能够做好?从个人素养角度可以拆解为:你为什么能够持续做好?

这样一来,空泛的大问题就拆解成了一个个具体的小问题。

第四步,补充要点,整合答案:确定结构后,看是否有无其它信息补充。
比如从听众的角度出发,考虑他们关注的重点是什么,再具体组织答案。

由于是面试场景,HR所在乎的一定是你个人的基本素质,以及能够为公司带来多大效益,那么表达时就要侧重于介绍你的经验和能力。

用这样的方法,一个看起来空泛不知如何回答,是不是立刻有了清晰思路?

4.表达的是语言,语言是思维的三维。


最后,我们来说说语言。

为什么有的下属特别让上司不重视,一定是有原因,我之前有一个学生,在职场沟通中,特别差劲,后来我建议他开始学着把“我不会”改为“我可以”,把“直接说”改成“不说透”,把“我不要”改为“我想想”……有一点成效。

举个例子,周末你想约一个不太熟的客户吃饭,你如何发信息?

A:“您好,某某经理,周末我想约您吃个饭,可以吗?”【落名】

B:“您好,某某经理,抱歉打扰您。我刚联系了一家新开的意大利餐厅,很有格调,可惜我只能定到周六、周日的位子,您看哪一天有时间?期盼跟您取经。抽空盼回。谢谢!【落名】”

如果你是客户,你觉得哪种说话方式更好?

首先,这背后不仅是措辞技巧,更是透过“约人”事件本身,你需要具备的几项思维:换位思考、同理心、选择权、尊敬感,而且更重要的一点,B项设定了客户需要做出一个选择,最终达成你约人的目的,但是A项,客户很可能一口回绝。

关于,从NO到YES的突破口,给你几个参考点:

1.“投其说好”(既能获得对方好感,又能实现期望);

2.“被认可欲”(对方即使很难对付,也会乐于回应期待);

3.“儆其所恶”(能形成强大的强制力);

4.“非你不可”(对方油感被选中的优越感,遂乐于回应);

5.“团队化”(凝聚力量、令对方产生伙伴意识,即使麻烦请求,也会接受);

6.“感谢”(礼貌、信赖意识,让对方内心不愿推辞);

7.“选择的自由”(能引导对方,令对方毫无压迫感);

可以看出,沟通从来不是一个人的独角戏,而是讲者与听者双方的互动。

《金字塔原理》一书中说,如果我们想达到的目的是:想清楚、说明白、知道说什么、怎么说。

我们首先要想清楚:谁是我的观众?他们想听什么?他们想怎样听?

比如逻辑再强大的咨询顾问,碰上对专业术语一窍不通的小白,也得乖乖收起严丝无缝的推理论证,怎么直白怎么来。

表达语言的说出,恰恰是你优化自己思维结构的过程。


我小时候特别爱看 “喜剧之王”卓别林,那个时候并没有看懂,后来看到他的一名句,“人生近看是悲剧,远看是喜剧”。

才知道,他演绎的并不是简单的喜剧,而是透过喜剧背后庶民的哀愁与泪水,还有对社会的讥讽,他想把悲苦变成欢笑。

沟通和表达是人类的本能,可谁也不是你肚子里的蛔虫。千万不要觉得上司、老板不理解你,特别委屈,一定要试着表达出来,有货倒不出,和没货其实并无差别。

你在责怪别人的同时,更要反思自己的表达方式。

要知道看似虚无缥缈的表达和沟通,恰恰是决定职场成败的关键。希望以上方法可以帮助到你!


转载自《第一职场网》,作者:文